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Emploi : la COJ recrute un Secrétaire (H/F/X)

  22 Nov , 2021   , ,    coj

La COJ, la Confédération des Organisations de Jeunesse Indépendantes et Pluralistes recrute un Secrétaire (H/F/X) – Temps plein - ACS.

La COJ asbl est une confédération d’organisations de jeunesse qui a pour mission d’accompagner, soutenir et renforcer ses membres dans la réalisation de leur(s) propre(s) mission(s) dans le cadre du Décret Organisation de jeunesse de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Description générale de la fonction :

Le/la secrétaire assure le bon fonctionnement administratif et logistique de l’association. Il/elle assure le secrétariat global de l’asbl et assiste la direction et l’équipe dans la gestion administrative de leurs dossiers. Il/elle assure l’organisation logistique des bureaux ainsi que des activités et des évènements de la confédération. Il/elle est responsable du bon fonctionnement du matériel, de l’entretien des locaux et de l’approvisionnement des fournitures.

Le/la secrétaire fonctionne sous l’autorité hiérarchique de la direction de la COJ. Il/elle est autonome dans la mise en place de ses tâches et agit en interaction avec les autres membres de l’équipe pédagogique (porteurs de projets) et administrative (financier et comptable).

 Tâches (principales) :

Gestion administrative :

  • Accueil téléphonique, dispatch des appels et prise des messages
  • Gestion du courrier entrant et sortant & mailing [Dépouillement, dispatch, gestion des envois postaux, …]
  • Impression, scan et copie de documents, publipostages
  • Conception, encodage et mise à jour de bases de données
  • Classement et archivage de documents [papier et numérique]
  • Secrétariat de la Direction
  • Rédaction, mise en page et relecture
  • Organisation administrative des réunions internes [invitations, documents préparatoires, etc.] et des activités de la COJ [inscriptions, listes de présence, etc.]
  • Tenue du facturier & gestion de la caisse
  • Facturation des prestations externes et des cotisations annuelles
  • Vérifie les factures & les notes de frais et prépare les paiements
  • Coordination du rapport annuel de l’asbl et rédaction de PV de réunions internes
  • Participation – pour ses domaines de compétence – au comité de rédaction du trimestriel de l’asbl

Gestion logistique :

  • Organisation logistique des réunions internes et des activités de la COJ [réservation, catering, mise en place & rangement salles, transport de matériel, etc.]
  • Gestion du petit matériel, fournitures et consommables et réalise l’identification des besoins
  • Gestion courante du parc informatique
  • Gestion de l’intendance et de l’entretien des bureaux
  • Suivi des contrats des prestataires extérieurs : électricité, téléphonie, internet, imprimante, entrepreneurs, sécurité, nettoyage…

Compétences :

  • Formation en gestion administrative ou avoir une expérience utile à la fonction
  • Connaissance en bureautique et techniques de secrétariat
  • Bonne capacité de communication orale et écrite
  • Capacité rédactionnelle [PV & courrier – Synthétiser et résumer) et très bonne orthographe
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, Outlook)
  • Sens de l’accueil, empathique, positif.ve et orienté.e service
  • Être méthodique, organisé.e et rigoureux.se
  • Appliquer des normes, procédures et règles
  • Sens de la répartie
  • Être orienté.e multitâches

 Profil :

  • Vous rencontrez des éléments clefs de compétences pour la fonction.
  • Vous êtes prompt à investir de nouvelles matières pour élargir vos capacités
  • Vous faites preuve de dynamisme, d’enthousiasme et de polyvalence
  • Vous faites preuve de discrétion et de rigueur
  • Vous savez maintenir le secret professionnel
  • Vous avez le sens du contact humain et des relations interpersonnelles
  • Vous êtes sensibile aux valeurs et aux enjeux du secteur associatif
  • Vous savez travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion de vos tâches.

Conditions :

  • Un contrat de travail à temps-plein (38 heures/sem.) à durée indéterminée.
  • Condition ACS [Attestation Actiris requise]
  • Lieu de travail à Bruxelles
  • Environnement de travail agréable et petite équipe conviviale
  • Rémunération en référence aux conditions fixées en CP 329.02 du secteur socioculturel de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
  • Chèques-repas
  • Congés supplémentaires
  • Remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail à 100%

Postuler :

Le poste est à pourvoir immédiatement. Envoi CV et lettre de motivation ainsi que l’attestation d’accès aux conditions ACS d’Actiris (obligatoire) pour le 8 décembre 2021 au plus tard à Madame Geneviève NICAISE via l’adresse mail direction@coj.be