Confédération des Organisations de Jeunesse Indépendantes et Pluralistes
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JOB : C-paje engage un(e) assistant(e) administratif(ve)

  22 Mar , 2017    coj

C-paje, Collectif pour la Promotion et l'Animation Jeunesse Enfance engage un(e) assistant(e) administratif(ve) à mi-temps CDI, rémunération selon la CP.329.02 – Echelon 3, permis de conduire indispensable. 

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Le C-paje : Collectif pour la Promotion et l’Animation Jeunesse Enfance se consacre depuis 1979 à la réflexion sur la pratique de la formation et de l’animation, à la mise en réseau d’acteurs du monde de l’animation et de l’éducation. Organisées eC-Paje_Vert_RVBn Wallonie et à Bruxelles, ses activités veulent soutenir, diffuser et promouvoir une animation de qualité et développer l’émancipation des jeunes par le biais des processus d’éducation permanente. Présentation du C-paje sur www.c-paje.net.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DE LA FONCTION

Au sein du siège social à Liège, l’assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la supervision du responsable du pôle Formation. Il/Elle assurera un rôle de support administratif au responsable formation dans toute une série de tâches liées la mise en forme, la gestion et la distribution de l’information :

› Suivi administratif des formations :

  • Préparation et suivi des documents administratifs et pédagogiques destinés aux formateurs, aux pouvoirs subsidiants ainsi qu’aux commanditaires de formations
  • Mise en page des supports pédagogiques de formation et autres documents
  • Réservation et suivi des différentes occupations de salles destinées à la formation
  • Encodage des fiches d’activités
  • Suivi des inscriptions aux formations : Confirmation des inscriptions / Annulation au cas échéant
  • Mise à jour et alimentation de la base de données
  • Aide téléphonique aux inscriptions en ligne

› Suivi administratif et transfert des candidatures des formateurs externes

› Autres :

  • Préparation des envois postaux en grand nombres (étiquettes, postpack, relations à la poste…)
  • Accueil, renseignements généraux et orientation des communications téléphoniques (aux affiliés, participants, collègues et autres interlocuteurs)
  • Prises de notes en diverses en réunion
  • Encodage des fiches d’activités liées aux activités d’animations
  • Participer à la vie d’équipe et les autres projets

PROFIL RECHERCHE

Diplôme secondaire minimum, avec ou sans expérience.

› Connaissances :

  • Excellente connaissance du français, orthographe irréprochable
  • Word et Excel : compétence professionnelle (une connaissance d’open office est un
  • atout)
  • Connaissance du système d’exploitation Ubuntu (atout)
  • Connaissance du secteur socio-culturel et des organisations de jeunesse (atout)

› Compétences :

  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques entrants et en assurer le suivi
  • Émettre des appels téléphoniques
  • Relayer les informations vers les personnes ou services concernés
  • Réceptionner, filtrer et distribuer le courrier (papier et électronique)
  • Mettre le courrier sortant sous enveloppe et en assurer l’expédition
  • Encoder, rédiger et mettre en forme des documents (notes, textes, rapports,
  • correspondances, comptes rendus, fiches d’activités, support pédagogiques, …) à partir de consignes
  • Établir et tenir à jour un système de classement et d’archivage
  • Constituer et/ou actualiser des dossiers
  • Organiser le suivi logistique des activités (réservation de salle, de matériel, de moyen de transport, de commodités…)
  • Assurer la maintenance de base d’un système informatique (sauvegardes, mise à jour de logiciels, vérification des connexions, remplacement des cartouches d’imprimantes…)
  • Effectuer des recherches documentaires
  • Rassembler les pièces nécessaires à la prise de décision par les intéressés
  • Constituer des dossiers

› Aptitudes :

  • Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
  • Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences
  • Accepter les imprévus et rechercher les solutions
  • Résister aux périodes de stress
  • S’adapter à une grande variété de situations et de tâches
  • S’adapter à la diversité des interlocuteurs et de leurs attentes
  • Faire preuve de courtoisie et de diplomatie, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
  • Actualiser en permanence ses connaissances
  • Être capable de vérifier son propre travail
  • Être capable d’une certaine autonomie dans un cadre de fonction bien défini
  • S’épanouir dans des tâches administratives

ENVOYER sa lettre de motivation, sa candidature et son cv UNIQUEMENT PAR MAIL à candidature@c-paje.info avant le 26 avril 2017 – Les candidats retenus seront avertis entre fin avril ou début mai 2017.

C-paje asbl – rue Henri Maus, 29 à 4000 Liège – www.c-paje.net