Responsable du support technique à Temps plein . Date d’entrée en fonction 15 septembre 2014
GENERALITES CONCERNANT LA FONCTION PROPOSEE :
En lien avec la Secrétaire générale :
- Assurer la gestion et le suivi global administratif de différents dossiers
- Coordonner le travail du service Support technique en veillant à l’établissement et au respect des procédures et de l’organigramme de l’association
- Assurer les démarches relatives à l’administration du personnel
- Assurer l’administration des subventionnements
- Assurer le suivi des prestations payantes
DESCRIPTION DES TACHES
Organiser le secrétariat administratif :
- Traitement des flux d’information entrants et sortants [téléphone, courrier, courriels, extranet, site…]
- Organisation, réalisation et suivi des classements « papier » et informatique [serveur interne, extranet, site]
- Tenue à jour des fichiers d’adresses
- Rédaction de courriers, notes et tableaux de bord sur les matières liées au secrétariat
- Tenue à jour des dossiers d’assurances
Assurer l’administration du personnel :
- Tenue des dossiers administratifs du personnel (feuilles de paye, congés, certificats, attestations…)
- Encodage des prestations
- Contacts avec le secrétariat social et les administrations
- Tenue à jour du RT
- Planifier les congés
- Elaboration et mise à jour de tableaux de bord divers en rapport avec l’administration du personnel.
Assurer l’administration des subventions :
- Préparation et suivi des justifications mensuelles et des dossiers justificatifs annuels des subsides et transmission des pièces (APE, Maribel social, Actiris, Communauté française, …)
- Lister et analyser les appels à projets
- Lister, analyser, gérer les dossiers de subventions pour tous les projets de la COJ (introduction, suivi des échéances, justifications, vérification des modalités de subventionnement)
- Gérer la réception des subventions
- Contacts avec les pouvoir subsidiant (suivi, relance)
- Rédiger un budget au niveau des projets en lien avec le budget global de la COJ
- Gérer le tableau de la charge salariale du personnel de la COJ
- Organiser et contrôler le travail du secrétaire administratif
- Organiser, coordonner et diriger le travail du secrétaire administratif
- Déléguer, planifier et vérifier les tâches de secrétariat prévues dans ce cadre
- Assurer le suivi administratif et financier des prestations extérieures de la COJ
- Etablir les conventions et les déclarations de créance
- Organiser le travail en interne concernant ces conventions
PROFIL :
1. Excellente connaissance des outils informatiques en général et liés à la gestion administrative en particulier
2. Capacités rédactionnelles
3. Capacités relationnelles
4. Sens des priorités et des urgences
5. Autonome – structuré-discret
6. Capacité de fonctionner en équipe / souplesse au niveau des horaires
CONDITIONS :
Justifier une expérience dans la fonction proposée sera un atout
Niveau diplôme : minimum baccalauréat
Contrat à durée indéterminée
Rémunération selon les barèmes de la CP 329.02 – Echelon 4.1 (évolution possible après un an)
Lieu de travail : principalement au siège de l’association
LETTRE DE MOTIVATION ET CV :
A envoyer à la COJ : yaminaghoul@coj.be pour le 18 août au plus tard.