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La COJ recrute une responsable du support technique

  25 Juil , 2014       Nurten Aka

Responsable du support technique à Temps plein . Date d’entrée en fonction 15 septembre 2014

GENERALITES CONCERNANT LA FONCTION PROPOSEE :

En lien avec la Secrétaire générale :

  • Assurer la gestion et le suivi global administratif de différents dossiers
  • Coordonner le travail du service Support technique en veillant à l’établissement et au respect des procédures et de l’organigramme de l’association
  • Assurer les démarches relatives à l’administration du personnel
  • Assurer l’administration des subventionnements
  • Assurer le suivi des prestations payantes

DESCRIPTION DES TACHES

Organiser le secrétariat administratif :

  • Traitement des flux d’information entrants et sortants [téléphone, courrier, courriels, extranet, site…]
  • Organisation, réalisation et suivi des classements « papier » et informatique [serveur interne, extranet, site]
  • Tenue à jour des fichiers d’adresses
  • Rédaction de courriers, notes et tableaux de bord sur les matières liées au secrétariat
  • Tenue à jour des dossiers d’assurances

Assurer l’administration du personnel :

  • Tenue des dossiers administratifs du personnel (feuilles de paye, congés, certificats, attestations…)
  • Encodage des prestations
  • Contacts avec le secrétariat social et les administrations
  • Tenue à jour du RT
  • Planifier les congés
  • Elaboration et mise à jour de tableaux de bord divers en rapport avec l’administration du personnel.

Assurer l’administration des subventions :

  • Préparation et suivi des justifications mensuelles et des dossiers justificatifs annuels des subsides et transmission des pièces (APE, Maribel social, Actiris, Communauté française, …)
  • Lister et analyser les appels à projets
  • Lister, analyser, gérer les dossiers de subventions pour tous les projets de la COJ (introduction, suivi des échéances, justifications, vérification des modalités de subventionnement)
  • Gérer la réception des subventions
  • Contacts avec les pouvoir subsidiant (suivi, relance)
  • Rédiger un budget au niveau des projets en lien avec le budget global de la COJ
  • Gérer le tableau de la charge salariale du personnel de la COJ
  • Organiser et contrôler le travail du secrétaire administratif
  • Organiser, coordonner et diriger le travail du secrétaire administratif
  • Déléguer, planifier et vérifier les tâches de secrétariat prévues dans ce cadre
  • Assurer le suivi administratif et financier des prestations extérieures de la COJ
  • Etablir les conventions et les déclarations de créance
  • Organiser le travail en interne concernant ces conventions

PROFIL :

1. Excellente connaissance des outils informatiques en général et liés à la gestion administrative en particulier

2. Capacités rédactionnelles

3. Capacités relationnelles

4. Sens des priorités et des urgences

5. Autonome – structuré-discret

6. Capacité de fonctionner en équipe / souplesse au niveau des horaires

CONDITIONS :

Justifier une expérience dans la fonction proposée sera un atout

Niveau diplôme : minimum baccalauréat

Contrat à durée indéterminée

Rémunération selon les barèmes de la CP 329.02 – Echelon 4.1 (évolution possible après un an)

Lieu de travail : principalement au siège de l’association

LETTRE DE MOTIVATION ET CV :

A envoyer à la COJ : yaminaghoul@coj.be pour le 18 août au plus tard.