Responsable du support technique à Temps plein . Date d’entrée en fonction 15 septembre 2014

GENERALITES CONCERNANT LA FONCTION PROPOSEE :

En lien avec la Secrétaire générale :

• Assurer la gestion et le suivi global administratif de différents dossiers
• Coordonner le travail du service Support technique en veillant à l’établissement et au respect des procédures et de l’organigramme de l’association
• Assurer les démarches relatives à l’administration du personnel
• Assurer l’administration des subventionnements
• Assurer le suivi des prestations payantes

DESCRIPTION DES TACHES

Organiser le secrétariat administratif :

• Traitement des flux d’information entrants et sortants [téléphone, courrier, courriels, extranet, site…]
• Organisation, réalisation et suivi des classements « papier » et informatique [serveur interne, extranet, site]
• Tenue à jour des fichiers d’adresses
• Rédaction de courriers, notes et tableaux de bord sur les matières liées au secrétariat
• Tenue à jour des dossiers d’assurances

Assurer l’administration du personnel :

• Tenue des dossiers administratifs du personnel (feuilles de paye, congés, certificats, attestations…)
• Encodage des prestations
• Contacts avec le secrétariat social et les administrations
• Tenue à jour du RT
• Planifier les congés
• Elaboration et mise à jour de tableaux de bord divers en rapport avec l’administration du personnel.

Assurer l’administration des subventions :

• Préparation et suivi des justifications mensuelles et des dossiers justificatifs annuels des subsides et transmission des pièces (APE, Maribel social, Actiris, Communauté française, …)
• Lister et analyser les appels à projets
• Lister, analyser, gérer les dossiers de subventions pour tous les projets de la COJ (introduction, suivi des échéances, justifications, vérification des modalités de subventionnement)
• Gérer la réception des subventions
• Contacts avec les pouvoir subsidiant (suivi, relance)
• Rédiger un budget au niveau des projets en lien avec le budget global de la COJ
• Gérer le tableau de la charge salariale du personnel de la COJ
• Organiser et contrôler le travail du secrétaire administratif
• Organiser, coordonner et diriger le travail du secrétaire administratif
• Déléguer, planifier et vérifier les tâches de secrétariat prévues dans ce cadre
• Assurer le suivi administratif et financier des prestations extérieures de la COJ
• Etablir les conventions et les déclarations de créance
• Organiser le travail en interne concernant ces conventions

PROFIL :

1. Excellente connaissance des outils informatiques en général et liés à la gestion administrative en particulier

2. Capacités rédactionnelles

3. Capacités relationnelles

4. Sens des priorités et des urgences

5. Autonome – structuré-discret

6. Capacité de fonctionner en équipe / souplesse au niveau des horaires

CONDITIONS :

Justifier une expérience dans la fonction proposée sera un atout

Niveau diplôme : minimum baccalauréat

Contrat à durée indéterminée

Rémunération selon les barèmes de la CP 329.02 – Echelon 4.1 (évolution possible après un an)

Lieu de travail : principalement au siège de l’association

LETTRE DE MOTIVATION ET CV :

A envoyer à la COJ : yaminaghoul@coj.be pour le 18 août au plus tard.

 

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