Le début de l’année scolaire entraine souvent avec lui le recrutement de nouveaux volontaires ainsi que la mise en place effective des nouveaux conseils d’administration. L’occasion de faire le point sur leur éventuel défraiement.
Suivant le Code civil1, une ASBL doit rembourser à chacun des administrateurs les avances et les frais déboursés par ces derniers dans le cadre de leur mandat (billets de train, frais de représentation…). Les statuts peuvent en décider autrement et mentionner que les administrateurs renoncent à ces frais ou que ceux-ci seront fixés forfaitairement.
à partir du moment où les administrateurs ne sont pas rémunérés, ils peuvent être considérés comme volontaire conformément à la loi du 3 juillet 2005. Leur défraiement doit alors respecter les limites imposées par cette loi.
Il appartient à l’ASBL et au volontaire de choisir entre le remboursement réel ou le remboursement forfaitaire. Que ce soit pour une même ASBL ou pour plusieurs associations différentes, le volontaire ne peut cumuler les remboursements réels et forfaitaires. Une exception existe concernant les frais de déplacement réels qui peuvent, sous conditions, être additionnés à l’indemnité forfaitaire.
En ce qui concernent les remboursements forfaitaires, ceux-ci ne peuvent être supérieurs, en 2016, à 37,71 €/jour et à 1.308,38 €/an. à défaut, ces sommes seront alors considérées comme une rémunération avec une série de conséquences en matières fiscales et sociales (impôt sur les personnes physiques, cotisations sociales…) sauf si, sur base de factures ou de tickets de caisse, l’ensemble des sommes dépensées peuvent être justifiées. Mais tant que le volontaire reste en deçà de ces plafonds pour l’ensemble de ses activités de bénévole, il ne devra pas démontrer la réalité des dépenses effectuées. à ce forfait peut se rajouter, pour un montant maximum de 682,40 €, les frais réels de déplacement dûment justifiés.
Si l’ASBL et le volontaire choisissent un remboursement sur base des frais réels, les plafonds précités peuvent être dépassés. Des justificatifs seront cependant à chaque fois nécessaires.
L’administration fiscale considère par contre – et cette interprétation peut être critiquée – que pour la participation aux réunions du CA, les indemnités alors octroyées sont des jetons de présence équivalents à des revenus professionnels.
Il ne s’agit pas de volontariat lorsqu’une personne réalise des prestations artistiques et que le régime des « petites indemnités artistiques » 2 est applicable. Après avoir atteint le plafond prévu par ce régime particulier, l’artiste ne pourra se considérer comme bénévole lors de ses représentations et recevoir un défraiement de volontaire exonéré d’impôt. Ce système des indemnités artistiques n’est pas optionnel.
Alors si votre ASBL souhaite défrayer ses bénévoles, il est préférable de rédiger une convention de volontariat qui précisera les modalités de remboursement.
Elodie Hemberg, juriste à la COJ
____________________________
1. Art.1999.
2. Art. 38, § 1er, alinéa 1er, 23°, CIR 92.
