Qui dit volontariat – ou bénévolat – sous-entend le don de temps et de compétences en l’absence de compensation financière. Mais le volontariat doit-il coûter au volontaire ? Logiquement, la personne qui exerce des activités bénévoles ne devrait pas encourir de dépense pour cela. Peut-elle par conséquent se voir rembourser ses frais de déplacement, de téléphone, ou encore ses menus achats effectués pour le compte de l’organisation à laquelle elle offre ses services ? Ce feuillet central est l’occasion pour nous de faire le point sur la possibilité de rembourser aux volontaires les frais encourus dans le cadre de leurs activités bénévoles.
Rembourser ou ne pas rembourser ?
Il n’est pas obligatoire de rembourser au bénévole les frais qu’il a consentis pour le compte de l’association. Il ne s’agit en effet pas d’un dû du volontaire mais d’une possibilité laissée à l’appréciation de chaque organisation. C’est par conséquent cette dernière qui décide si elle dédommage les bénévoles auxquels elle fait appel pour les frais occasionnés par leur activité volontaire.
L’association est par contre tenue d’avertir tous ceux qui souhaiteraient collaborer avec elle à titre de bénévoles de la politique appliquée en la matière. Si toute personne est en effet libre de s’engager sur base volontaire dans de telles activités, elle doit le faire en connaissance de cause. Savoir si elle sera dédommagée pour les frais occasionnés fait partie des éléments importants à lui communiquer. Nous détaillerons par ailleurs ci-dessous les autres informations qui doivent lui être fournies.
Dès lors que l’association décide de défrayer ses volontaires, elle doit également leur indiquer quel type de remboursement de frais elle applique. En effet, deux possibilités existent : remboursement via un forfait ou sur base de documents justificatifs.
Les frais réels
La première possibilité offerte à l’association qui souhaite défrayer ses volontaires est de le faire sur base des frais réels exposés par ceux-ci. Concrètement, chaque dépense du volontaire devra être justifée sur base de factures, notes de frais, tickets de caisse…
Ce système admet néanmoins que des forfaits soient utilisés pour des types de dépenses particulières, par exemple les frais de déplacement avec le véhicule privé du volontaire. Dans ce cas, un forfait est admis par kilomètre effectué. Le volontaire doit alors rentrer une note de frais justifiant les trajets accomplis pour le compte de l’association. Même si le mode de calcul utilisé est un forfait, il s’agit d’une dépense réellement consentie par le volontaire.
Le principal avantage de ce régime est qu’il permet de rembourser des montants importants. Certains volontaires exposent en effet de grosses dépenses. Par exemple, une personne qui encadre un atelier de peinture peut acheter elle-même le matériel nécessaire – peinture, toiles… – en sachant que ces coûts lui seront remboursés intégralement.
Un tel système impose cependant une très grande rigueur dans le suivi administratif des volontaires. Chaque dépense doit en effet faire l’objet de pièces justificatives qu’il faut classer et conserver.
La deuxième possibilité consiste à fixer un forfait qui sera versé au volontaire, sans qu’il n’ait à justifier le montant des frais engagés pour effectuer ses prestations.
Attention cependant, l’absence de justification concerne le montant des frais engagés. Il n’en reste pas moins qu’on doit être en mesure de prouver l‘existence de frais exposés par le volontaire (par exemple, le fait de devoir se déplacer en voiture pour arriver jusqu’au lieu où les prestations bénévoles ont lieu).
Si on peut choisir librement le montant qui fait l’objet du forfait, deux plafonds sont néanmoins fixés par la loi : 30,22 EUR par jour et 1208,72 EUR par an. Il s’agit des montants valables pour 2010. En effet, ces chiffres sont indexés chaque année. En d’autres termes, chaque jour où un volontaire effectue une prestation pour l’association, celle-ci pourra lui rembourser au maximum 30,22 EUR. Additionnés sur l’année, ces remboursements ne pourront dépasser 1208, 72 EUR.
Il est bien entendu possible de fixer un montant inférieur si l’on estime que les frais du volontaire sont moins importants, voire même des montants différents suivant certaines catégories de volontaires, à condition de justifier la différence de traitement par des éléments objectifs. Par exemple, des animateurs qui seraient amenés à acheter du menu matériel pour leur atelier de peinture pourraient recevoir un montant supérieur à d’autres animateurs qui n’ont besoin d’aucun matériel pour leur atelier danse.
Attention, le plafond annuel se calcule dans le chef du volontaire, peu importe le nombre d’organisations dans lesquelles il s’implique. Une personne ne peut par conséquent dépasser ce montant en cumulant l’ensemble des défraiements perçus dans différentes associations.
L’avantage du remboursement forfaitaire de frais réside dans le fait qu’il n’y a aucun document justificatif à remettre et à conserver. Par contre, il importe de garder une trace des montants versés à chaque bénévole, afin de vérifier qu’on ne dépasse pas le plafond annuel. Ce système nécessite également une parfaite transparence de la part des volontaires qui bénéficieraient de défraiements pour des activités effectuées dans une autre association.
Peut-on cumuler les deux systèmes ?
Les deux types de remboursement ne peuvent pas se cumuler dans le chef du même volontaire. Lorsqu’un choix est fait, on ne peut revenir dessus avant la fin de l’année civile en cours. Il n’est donc pas possible de verser un forfait que l’on ne justifie pas, et de rentrer des documents justificatifs pour les sommes qui excéderaient le plafond. Par exemple, on ne peut prévoir de rembourser un forfait de 30 EUR par jour et de rembourser en plus des frais réels de téléphone qui auraient été exposés par le bénévole.
De même, si le volontaire actif dans plusieurs associations perçoit un forfait dans l’une d’elle, il ne peut se voir rembourser ses frais réels dans une autre association.
Une possibilité de cumul est cependant admise depuis quelques mois : le remboursement forfaitaire de frais peut être cumulé avec le remboursement des frais de déplacement du volontaire, avec un maximum de 2000 kilomètres par an.
Il est également possible d’utiliser, pour une même association, les deux systèmes en fonction des catégories de volontaires, et dès lors que la distinction se justifie par des éléments objectifs.
Par exemple, une organisation peut décider de rembourser les frais de manière forfaitaire, sauf pour des bénévoles qui auraient des frais particulièrement élevés (par exemple l’animateur d’atelier peinture qui achète ses propres fournitures), ou encore pour des personnes effectuant également des prestations volontaires dans d’autres organisations, et qui se voient rembourser leurs frais réels dans celles-ci.
Quelles conséquences en cas de non-respect ?
Les défraiements versés aux volontaires ne peuvent se confondre avec une rémunération et sont par conséquent exemptés d’impôts et de cotisations sociales.
Par contre, dès lors que la législation en matière de remboursement de frais ne serait pas respectée, les montants perçus par les bénévoles pourraient être considérés comme une rémunération, avec les conséquences fiscale et sociale que cela entraine.
Dans le système des frais réels, toute somme versée à un volontaire et qui ne ferait pas l’objet d’un document justificatif, ou qui atteindrait des montants déraisonnables (par exemple, le versement de 3000 EUR à titre de remboursement de frais de déplacement justifiés par une note de frais, alors que le volontaire effectue très peu de déplacements pour le compte de l’association) pourrait être considérée comme un salaire déguisé, et à ce titre, taxée et soumise aux cotisations sociales. L’association pourrait par ailleurs être suspectée de fraudes sociale et fiscale.
Dans le cas du remboursement forfaitaire, les montants ne doivent pas être justifiés dès lors qu’ils ne dépassent pas les plafonds journalier et annuel. Si un paiement dépassant l’un de ces plafonds était effectué, l’entièreté des sommes versées au même volontaire pourraient faire l’objet de cotisations sociales et de taxes fiscales, à moins que toutes les sommes perçues (même celles n’excédant pas le plafond) puissent être justifiées par des documents probants, et soient donc remboursées sur base des frais réellement consentis par le volontaire.
Obligation d’information
L’association est donc libre de rembourser, ou pas, ses volontaires des frais occasionnés par leur activité bénévole. Avant d’entamer celle-ci, les personnes intéressées doivent cependant être informées de la politique de l’organisation. De même, si cette dernière décide de rembourser leurs frais, les futurs volontaires doivent savoir de quelle manière ils seront dédommagés : devront-ils rentrer des justificatifs pour tous leurs frais, ou les montants qui leur seront remboursés seront-ils limités à une somme forfaitaire ?
L’obligation d’information des volontaires par l’association ne s’arrête pas aux aspects financiers. D’autres renseignements doivent obligatoirement être fournis aux volontaires, avant qu’ils ne commencent leur activité au sein de l’organisation :
Toutes ces informations peuvent être communiquées au volontaire de quelque manière que ce soit (oralement, sur un site web, par la remise d’un document, intégrés dans une convention de volontariat…). Il est cependant conseillé à chaque association de se réserver la preuve qu’elle a bien transmis tous les renseignements utiles, par exemple en faisant signer aux bénévoles un écrit.
Pour en savoir plus :
